Itec logo
  • Home
  • Actualités
  • Pourquoi le papier ne disparait pas pour le moment ni à long terme

Pourquoi le papier ne disparait pas pour le moment ni à long terme

business man frustrated by paperUn article récent de CIO, décrit pourquoi il existe encore des documents en papier au travail et pourquoi certaines tendances augmentent même notre dépendance d’imprimer et numériser.

Internet, des outils basés sur cloud, des appareils mobiles et d’autres technologies, transforment les nombreuses formes traditionnelles de communiquer en médias numériques. Ceci diminue, à son tour, la quantité de papiers et impressions, au plupart des sociétés au jour d’aujourd’hui.

Bien sur c’est une tendance positive, mais il semble avoir un long chemin à faire, avant que le papier fait entièrement partie du passé. Exemple, un article récent de CIO cite qu’une recherche de Wakefield Research et InfoTrends montre le suivant:

  • 73% des propriétaires et mandataires des petites sociétés, continue à imprimer 4 fois par jour minimum.
  • Des entreprises dépensent au moins $ 27.000 par an, aux processus de gestion des documents, pour gérer en moyenne 5000 pages imprimées par mois.

Il est clair que, même ayant autant d’outils numériques au travail, beaucoup comptent toujours sur les imprimantes, scanners ou mêmes des fax pour réaliser leur travail quotidien. Ce qui crée une environnement où la plupart des sociétés maintiennent une façon hybride pour gérer les documents en version papier ainsi qu’en version numériques.

C’est pourquoi? Selon InfoTrends, imprimer, numériser et archiver est à diviser en deux catégories – et aucune des deux est prête à disparaître. La première est “l’impression sur le moment” où on a la tendance d’imprimer les documents pour partager des idées ou d’autres communications spontanées. L’autre catégorie consiste plus en processus traditionnelles, dont certains services comme RH ou Administration ont tendance à imprimer ou numériser faisant partie de leur flux de travail quotidien. Imprimer les informations des nouveaux employés, numériser des bons de commandes ou imprimer des nouveaux contrats en sont des exemples.

Mais il peut y avoir une autre raison. Selon l’article, c’est parce que le papier reste la façon la plus habituelle – et la plus familière – à gérer les taches quotidiennes. Ken Weilerstein, le président de Research Vice explique : “Papier est une façon maniable et habituelle à partager des notes ou commentaires sur des documents. Des grands documents sont plus facile à lire du papier qu’à l’écran. Weilerstein indique que le papier reste la façon le plus acceptée et adaptée pour des contrats et que les signatures sur des documents papiers seront par la plupart plus acceptées que des signatures numérisées.

En conclusion - une tournure intéressante - l’article stipule que la tendance à l’augmentation rapide des appareils mobiles, augmentera notre dépendance d’imprimer et numériser. C’est parce que les employés ont besoin d’une façon à transférer les documents, pour qu’ils soient accessible par leurs appareils mobiles. Par exemple, les professionnelles de ventes, numérisent les présentations Powerpoint pour qu’ils puissent les utiliser à leur iPad, ou pour avoir des fiches clients disponible sur leurs portables. Tout cela a augmenté la nécessité à numériser des documents.

Comment ça va évoluer?
L’article suggère que beaucoup d’entreprises vont vers un concept allégé de ‘sans papier’, dont les processus internes sont souvent sans papier, mais dont les processus externes utilisent toujours des numérisations et impressions. Par exemple, il y a des sociétés qui font recours à des solutions ‘document capturé’ pour transférer des documents de version papier en version numérique et les rajouter aux flux de travail existants. Atteindre l’équilibre de la gestion entre des documents en version papier et en version numérique ne passe pas seulement par diminuer l’utilisation papier, mais ça augmente la productivité, diminue les frais et permet de prendre un avantage à la concurrence.

Des solutions documents efficace pour vous
S’il s’agit de transférer des documents papiers vers des documents numériser ou améliorer des flux de documents – Itec a des solutions pour améliorer des processus, ainsi que la collaboration et la productivité.

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Source: Jeff Segarra - whatsnext.nuance.com