Itec logo
  • Home
  • Blogs
  • In 6 stappen naar minder papierverbruik

In 6 stappen naar minder papierverbruik

Samen op weg naar minder papiergebruik

Het thema ‘papierreductie’ is een fantastisch thema om mee aan de slag te gaan en zichtbare resultaten mee te behalen. Echter, het is een serieus verandertraject dat als je niet uitkijkt teveel tijd en energie kost van de verkeerde functionarissen of ondanks tijd en energie van enkele enthousiastelingen niet de beoogde resultaten oplevert. Verandertrajecten vragen andere competenties dan in het algemeen aangetroffen worden op de meeste Facilitaire en/of IT afdelingen, uitzonderingen daargelaten uiteraard! Bovendien is het een lastig thema om goed in een scope te omvatten, immers waar begint het vraagstuk en waar eindigt het?

Download whitepaper

Waarom is papierreductie complex?

  • Het is primair een gedrags- en cultuurverandering;
  • Ligt op het snijvlak van verschillende disciplines en stakeholders (IT, Facilitair, externe partijen, gebruikers);
  • Vaak begin je met een (jarenlange) achterstand;
  • Papier is slechts een afgeleide van de informatie-behoefte van een bedrijf;
  • Papier digitaliseren levert nieuwe veiligheidsvraagstukken en risico’s op;
  • Het heeft pas echt zin als je een totaal-oplossing biedt aan je organisatie (=combinatie hardware, software, diensten en gedrag).

Waarom is papierreductie eenvoudig?

  • Iedereen begrijpt het vraagstuk;
  • Het is makkelijk om zichtbare “quick wins” te realiseren en ook leuk!;
  • Iedere organisaties heeft van nature (felle) voorstanders.

Stappenplan
Een stappenplan zal altijd op maat gemaakt worden afhankelijk van de grootte van de organisatie, het ambitieniveau, de scope en de feitelijke situatie. Welke stappen moeten worden gezet? Onderstaand een eerste opzet;

Stap 1: Het start met een visie
Papierbesparing zou geen doel op zich moeten zijn, maar een afgeleide van de daarboven liggende bedrijfsstrategie. De belangrijkste redenen die genoemd worden in een visie op papierreductie zijn als volgt:

  • Bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen;
  • Kostenreductie;
  • Enabler om tijd- en plaats onafhankelijk te werken;
  • Verhoging efficiency (zowel in toegankelijkheid van informatie als efficiënter ruimtegebruik).

Het is belangrijk om allereerst voor je eigen organisatie te definiëren welke visie nagestreefd wordt. In het Plan van Aanpak wordt de visie vertaald naar doelstellingen.

Stap 2: Zorg voor draagvlak
Ergens in de organisatie ontstaat het idee om het papierverbruik drastisch te reduceren. Het is cruciaal om te starten met een goed draagvlak bij minimaal de directie en belangrijkste interne klanten: waarom start dit project en wat willen we ermee bereiken? Hoe stevig is deze visie als er weerstand ontstaat? Is er bereidheid tot voorbeeldgedrag? Ligt de ambitie in alleen zichtbare besparingen op papierverbruik of op een totaaloplossing?

Stap 3: Stel resources beschikbaar
Juist in eerste stadium helpt het om vanuit verschillende gelederen ambassadeurs te vinden, bijvoorbeeld een management assistent, een IT-er, de belangrijkste interne klanten, facilitair manager etc.. Bij voorkeur vorm je een projectteam dat bestaat uit deze ambassadeurs, en laat dit begeleiden door een (externe) projectleider die ervaring heeft met verandermanagement en kennis heeft van deze specifieke transitie.

Stap 4: Begin klein, dan kom je het verst
Misschien wel het grootste gevaar van deze transitie is dat je snel door de bomen het bos niet meer ziet. Het is daarom een krachtig middel om met een klein, zichtbaar initiatief een start te maken. Hiermee start je het bewustwordingsproces op bij de gebruikers en stimuleer je gedragsverandering. Lees meer.

Stap 5: Maak een realistisch en goed doordacht Plan van Aanpak en stel een goede business case op
Maak een grondige interne analyse en splits zoveel mogelijk de feiten omtrent informatieverbruik van de papierstromen die daar het gevolg van zijn. Zorg zowel voor een kwalitatieve als kwantitatieve business case. Lees meer.

Stap 6: Implementatie-traject
Het succes van een verandertraject zelf is voor een groot deel afhankelijk van het leiderschap van de gekozen veranderaanpak. Cruciale succesfactor bij implementatie is dan ook een capabel projectteam met voldoende resources in combinatie met een doordacht plan van aanpak wat de juiste balans heeft gevonden tussen push en pull. Deze combinatie zal nagenoeg zeker leiden tot een succesvolle implementatie en de realisatie van bijbehorende targets.

Aantal aandachtspunten: De kracht van duidelijke stappen in een realistische tijdlijn is groot. Resultaten worden zichtbaar en het vertrouwen in het project neemt toe. Cruciaal is blijvend te communiceren, positief gedrag te stimuleren, transparant te maken te belonen en te sturen op resultaat.

Minder papierverbruik doe je samen
Lees de volledige tekst in onze whitepaper 'Samen op weg naar minder papiergebruik'.

Download whitepaper


bartDennis Stuivenberg

Dennis Stuivenberg is Business Development Manager bij Itec Innovators in Printing en sinds 2003 actief in de wereld van document oplossingen.

T: 0418 68 22 22

   


Voor meer informatie

Heeft u meer vragen over dit onderwerp, of wilt u onafhankelijk advies? Neemt u dan gerust contact met ons op.

Naam:(*)
Ongeldige invoer

E-mail:(*)
Ongeldige invoer

Telefoonnummer (optioneel):
Ongeldige invoer

Opmerkingen:
Ongeldige invoer

Ongeldige invoer