Het lijkt wel gisteren dat u nog werkte met een kasboek op uw bureau en een papieren agenda in uw zak. Toch zijn de tijden snel veranderd de afgelopen jaren en zijn er grote voordelen te herkennen in het digitaal werken. Waarom digitaliseren een goede keuze is voor uw organisatie? Dat leest u in dit blog.

Digitalisering biedt een groot aantal voordelen voor uw bedrijf. Het is een investering die zich snel uitbetaalt. Ontdek direct van welke voordelen van digitaliseren u kunt profiteren.

Waarom digitaliseren? De voordelen van digitalisering:

Wilt u volledig ontzorgd worden als het gaat om zakelijk printen? Ontdek de toegevoegde waarde van een Managed Print Service voor uw organisatie.

{{cta(’77c7c639-c4d6-4285-ae0d-8e683f072c6c’)}}

 

Toegankelijk

Door al uw documenten te te digitaliseren, kan iedereen met toegang gemakkelijk bij deze informatie komen. Of uw medewerkers nu op kantoor werken of thuis, de benodigde informatie is altijd op te vragen door de digitale opslag.

Gemakkelijk informatie uitwisselen

Doordat de documenten digitaal beschikbaar zijn, wordt het intern en extern uitwisselen en delen van informatie en documenten gemakkelijker. Dit is misschien wel een van de grootste voordelen van digitalisering. Dit voordeel is er namelijk niet alleen voor u en uw werknemers, maar ook uw klanten, de accountants, banken, Belastingdienst en de overheid profiteren hiervan.

HB_Blog header_2022022Analyseren van informatie

Wanneer u gewend bent om op papier de verkoopcijfers van de afgelopen zes maanden te analyseren, zult u merken dat dit digitaal een stuk eenvoudiger gaat. U raakt het overzicht tussen de belangrijke documenten minder gemakkelijk kwijt. Ook het verliezen van documenten is verleden tijd. Wilt u digitaal uw informatie gaan analyseren? Dan kunt u dit doen met behulp van handige analysesoftware. Hiermee behoudt u het overzicht en bent u sneller klaar met de analyses.

Financiële voordelen

Bij het digitaal opslaan van documenten hebt u minder of zelfs geen papier meer nodig. Niet alleen hoeft u minder papier te kopen, ook bent u minder opslagplek in uw archiefkast en bureaulades kwijt. Een ander bijkomend voordeel is dat u geld kunt besparen op uw energiekosten. U hoeft immers niet continu alle documenten te kopiëren.

Koppelingen met software

Voor het doen van de administratie is digitalisering een uitkomst. Met behulp van diverse koppelingen tussen software wordt deze taak een stuk eenvoudiger. Zo kunnen verschillende cashflow- en betalingsprogramma’s aan uw gegevens worden gekoppeld waardoor u volledig digitaal kunt werken. Uw digitale ‘kantoor’ is altijd binnen handbereik, zo kunt u op ieder gewenst moment aan de slag met de administratie.

Tijdsbesparing

Het handmatig invoeren van bijvoorbeeld facturen kost veel tijd. Door te digitaliseren kunt u deze tijd besparen. Het invoeren van facturen gebeurt namelijk volledig automatisch. Het enige wat u nog hoeft te doen is het controleren van de gegevens.

Werken in de cloud

Werken in de cloud wordt door digitalisering mogelijk. Doordat u overal en altijd bij uw bestanden kunt, kunt u overal werken waar u maar wilt. Dit geldt uiteraard ook voor uw werknemers. Bij werken in de cloud hebt u minder kans om bepaalde documenten kwijt te raken bij bijvoorbeeld software of hardware dat kapot gaat. Daartegenover staat dat u uw cloud software goed beveiligd wilt hebben tegen hackers en online criminaliteit.

Beschikbaarheid van documentatie

Papieren documenten kunnen in verloop van tijd verkleuren of door onmacht onleesbaar worden, bijvoorbeeld door een lekkage of door een omgevallen kopje koffie. Ook bij bijvoorbeeld een brand of ander ongeval kan papier verloren raken. Wanneer u de documenten digitaliseert, kunt u deze informatie altijd blijven opvragen. U hebt geen last van verkleuringen of onleesbare teksten, ongeacht de leeftijd van het document.

Digitaliseren met behulp van Itec

Wilt u de stap naar digitalisering zetten? Of bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Itec en onze service rondom printen? Wij staan graag voor u klaar met vrijblijvend advies en aanvullende informatie. Neem direct contact met ons op.

Wilt u volledig ontzorgd worden als het gaat om zakelijk printen? Ontdek de toegevoegde waarde van een Managed Print Service voor uw organisatie.

{{cta(’77c7c639-c4d6-4285-ae0d-8e683f072c6c’)}}

 

Itec Blog