Een oplossing voor: Het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark

Met het installeren van nieuwe printers binnen een bedrijf kan vaak een hoop rompslomp ontstaan. Vooral voor bijvoorbeeld de ICT afdeling kan de implementatie een tijdrovend en lang proces zijn. Tientallen drivers in een structuur, vergt veel onderhoud en ondersteuning. Los daarvan is het op deze manier ook moeilijk te traceren welke printer nu het meeste storingen heeft, welke machine het meest gebruikt wordt en welk apparaat nu je document heeft geprint.

Voor het oplossen van al deze problemen zijn er steeds meer softwarematige oplossingen beschikbaar. Wij vertellen u graag hoe deze te werk gaan.

Consolidatie

Met consolidatie breng je het aantal drivers terug dat nodig is voor de IT-dienstverlening. Door consolidatie, in combinatie met centraal beheer van gebruikers en apparaten, is het voor de ICT afdeling veel eenvoudiger om het systeem te onderhouden en gebruikers te ondersteunen.

Wanneer u consolidatie toepast maakt u eigenlijk één virtuele driver aan. De drivers van alle andere printers nemen dan de informatie over van de virtuele driver. In het verleden moest de ICT afdeling bijvoorbeeld per printer instellen wat de standaard instellingen waren. Per printer moest er dus bepaald worden of de standaard zwart/wit, dubbelzijdig en A4 moest zijn. Met het aanmaken van de nieuwe virtuele driver is dit werk stukken makkelijker gemaakt. De eerste stap naar het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark.

Infrastructuur en efficiency

De consolidatie van het printerpark en de afdrukservers vermindert de kosten voor ondersteuning en onderhoud. Met slimme software kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk storingen traceren, tellerstanden doorgegeven en realtime informatie bekijken. Gegevens over bijvoorbeeld de inhoud van de papierladen en de hoeveelheid toner in de machine zijn daardoor gemakkelijk in te zien.

Via de centrale beheersite zijn er diverse dashboards toegankelijk. Hier kan het management of de afdeling inkoop & administratie in één oogopslag zien hoe het printerpark heeft gepresteerd. Naar aanleiding van dit dashboard kunnen er overwegingen worden gemaakt om het printerpark verder te optimaliseren. Het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark heeft hierdoor niet alleen effect op de ICT afdeling maar ook op andere facetten van uw organisatie.

Veiligheid en gebruikersgemak

Het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark is niet alleen interessant voor de achterliggende processen maar ook voor het gebruik. Door de eerder uitgevoerde consolidatie hoeft de gebruiker niet langer te kiezen tussen alle verschillende machines binnen het printerpark wanneer hij of zij iets wil gaan printen. Omdat alle printers in principe nu de mogelijkheid hebben om het document te verwerken, kan de gebruiker door middel van een simpele inlogmethode zelf bij elke printer het document selecteren wat geprint moet worden. Deze inlogmethode kan vervolgens nog makkelijker worden gemaakt met bijvoorbeeld een pasjes- of druppelsysteem.

Door de eerder genoemde verificatiemethode is het uitvoeren van driver consolidatie ook een bewuste stap om veilig printen te kunnen garanderen. Wanneer de gebruiker het bestand nog niet heeft geprint bij de printer zelf, kan het bestand ook niet per ongeluk door een collega worden meegenomen. Vooral met betrekking tot bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens en de AVG wetgeving kan dit voor sommige kantoren vele risico’s in hun werkzaamheden versoepelen of afnemen.

Het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark in het kort

Consolidatie heeft een groot effect op vele facetten van uw organisatie.
– Het verminderen van het aantal drivers in de structuur help het verbeteren van de efficiency van de afdeling ICT.
– Met de slimme software kunnen de afdelingen inkoop & administratie sturen op het verlagen van de kosten.
– Met de extra toevoeging van een simpele verificatiemethode verbetert het gebruiksgemak en de bescherming van persoonsgegevens binnen uw organisatie.

Verwacht u dat het vereenvoudigen van het beheer van uw printerpark veel kan betekenen voor uw bedrijf of organisatie? Met onze software oplossingen kunnen de Itec specialisten praktisch elk probleem in dit blogartikel voor u verhelpen. Krijg bijvoorbeeld meer overzicht in uw gebruik of de mogelijkheid tot mobiel printen naast de mogelijkheid voor een driver consolidatie. Alleen al met een programma zoals PaperCut kunnen we u erg op weg helpen.