Itec logo

Waarom we blijven printen...

Why we keep printingDe populariteit van papier bij jongere werknemers vertraagt de afname van het zakelijke printen, blijkt uit een nieuw onderzoek.

Infotrends heeft een nieuw rapport uitgebracht waarin de ontwikkelingen in het zakelijke printen worden bekeken vanuit het oogpunt van 'noodzakelijk' ten opzichte van 'optioneel' printen. Met andere woorden, het verschil tussen documenten die worden geprint voor opslag of als onderdeel van een bedrijfsproces (bijv. formulieren, documenten die moeten worden ondertekend, contracten en facturen) en documenten die worden geprint, niet omdat het moet, maar omdat mensen er liever mee werken in hard copy (bijvoorbeeld e-mails, reisdocumenten, tijdschriftartikelen, foto's, kaarten, presentaties).

Op basis van een wereldwijde online enquête onder kantoormedewerkers geeft het rapport meer bewijs voor de afname in het zakelijk printen (-4,4% in de komende 3 jaar in Europa en -3,6% in de VS). Tegelijkertijd benadrukt het rapport ook de blijvende populariteit van papier als medium voor het registreren, verwerken en delen van gegevens.

Andrew Carroll, Associate Director van Infotrends: “De zakelijke print markt in ontwikkelde economieën komt in een fase van voortdurende geleidelijke erosie. Wij zijn ervan overtuigd dat het zakelijk printvolume zijn hoogtepunt heeft bereikt en dat het in de toekomst zal krimpen, weliswaar relatief gering. Deze enquête bevestigt onze bestaande opvatting over waar printvolumes het meest zullen afnemen, en dat is in grotere organisaties. Kleinere bedrijven, denken wij, zullen het meest blijven printen. Daar zit de meeste banengroei en daar zullen grote printvolumes aanhouden.

Noodzakelijk printen
Carroll zegt dat de afname van de printvolumes in grotere organisaties hoofdzakelijk afkomstig is van een vermindering van het 'noodzakelijk' printen, omdat organisaties overstappen op digitale workflows om de efficiëntie te verhogen, papiergebruik te verminderen en kosten te verlagen.

"Zeer grote organisaties verwachten dat hun afdrukvolumes het sterkst zullen dalen en wij denken dat dat goed aansluit bij initiatieven zoals managed print en document management solutions die op deze grote organisaties meer invloed hebben dan op kleinere bedrijven," zegt hij.

Barbara Richards, Senior Consultant van Infotrends voegt eraan toe: "Als bedrijven blijven investeren in digitale informatiebeheersystemen en werkprocessen, zullen papieren documenten op de werkplek blijven afnemen. 67% van onze respondenten heeft zelfs geantwoord dat hun bedrijf stappen heeft ondernomen om hun papieren bedrijfsactiviteiten of processen te vereenvoudigen, te verwijderen of te automatiseren. Dit percentage was iets hoger bij bedrijven met 500+ medewerkers."

Voor alle respondenten is de top 5 van redenen voor vermindering:

  1. Digitale workflows (40 +%);
  2. Het gebruik van digitale formulieren (30 +%);
  3. Een afname van hard copy archivering (30 +%);
  4. De invoering van digitale document management oplossingen (25 +%);
  5. De voorkeur van klanten om informatie digitaal te ontvangen (25 +%).

Interessant in het licht van de discussie over verspreid versus gecentraliseerd printen, verwacht slechts een handvol respondenten dat printvolumes zullen afnemen doordat printers worden verwijderd of verder van gebruikers vandaan worden geplaatst.

Geen millennial effect
Er is ook geen sprake van een generatiekloof in de houding ten opzichte van papier. Andrew Carroll wijst op consistente reacties in alle leeftijdsgroepen, waaronder 18-29 jarigen, die de vanzelfsprekendheid in twijfel trekken dat millennials zullen overstappen op digitaal en de afname in papiergebruik zullen versnellen.

"Een van de meest interessante conclusies die we uit deze enquête kunnen trekken, die de uitkomsten uit eerdere studies versterken, is dat jongere mensen een zelfde, al dan niet grotere, voorkeur hebben voor het gebruik van papier. Verreweg de voornaamste reden dat mensen nog steeds printen, is voor het beoordelen en bewerken. Mensen werken nog steeds het liefst op papier. Het is geruststellend voor de industrie om te weten dat jongere werknemers niet automatisch leiden tot een lagere voorkeur voor papier. Als we het hebben over aanhoudend printen, moet de veronderstelling niet noodzakelijkerwijs zijn dat printen alleen onder oudere werknemers aanblijft, "zegt hij.

We blijven printen
'Optionele' printvolumes, waarvan verwacht wordt dat deze sneller zullen afnemen omdat bedrijven het printen controleren en beheren, tonen verrassende veerkracht en stabiliteit. Dit suggereert dat mensen blijven printen wanneer een afdruk iets toevoegt aan de beleving, zoals betere leesbaarheid, makkelijkere bewerking, beter begrip of makkelijker te delen.

In Europa is de verhouding tussen 'noodzakelijk' en 'optioneel' printen momenteel 57:43. Infotrends' bevindingen suggereren dat het waarschijnlijk op dit niveau blijft. Op de vraag of 'optioneel' printen een groter of kleiner aandeel zal krijgen, zei 22% van de Europese respondenten groter, 22% zei kleiner en 57% zei geen verandering.

Andere bevindingen
De drie belangrijkste redenen om papiergebruik te verminderen zijn om de efficiëntie te verhogen, papiergebruik te verminderen en kosten te verlagen. Productiviteit verhogen staat op vierde plaats, gevolgd door omgevingsfactoren op vijf en veiligheid op zes.

Twee derde (67%) van de respondenten zeggen dat hun bedrijf stappen heeft ondernomen om document-gerelateerde bedrijfsprocessen te verwijderen, vereenvoudigen of automatiseren.

Respondenten besteden gemiddeld 36 minuten aan het terugvinden van digitale documenten in vergelijking met 20 minuten voor papieren documenten.

Bijna 40% van de respondenten zegt dat minder dan een kwart van hun bedrijfsgerelateerde informatie op papier blijft.

Werknemers besteden 11% van hun tijd aan reizen voor zaken, klanten bezoeken of buiten de deur werken. Toch wordt er slechts 4% in een mobiele omgeving geprint. Dit betekent dat organisaties de behoefte meer zouden moeten faciliteren, vooral omdat veel werknemers niet printen als ze dit niet direct kunnen doen.

Wilt u ook efficiëntie verhogen, papiergebruik verminderen en kosten verlagen?
Onze specialisten geven u graag meer informatie.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Bron: PRINT.IT